Çalışan sağlık verileri: kim görebilir, işverene ne bildirilir

İşyerinde yapılan muayeneler çalışan hakkında hassas bilgi üretir: geçirdiği hastalıklar, kullandığı ilaçlar, tetkik sonuçları. Bu bilgilerin kimde duracağı ve kimin göreceği, işverenlerin en çok tereddüt ettiği konulardan biridir.

Kısa yanıt şudur: işveren çalışanın o işte çalışıp çalışamayacağını bilir, tanısını bilmez. Bu rehberde bu ayrımın uygulamada nasıl kurulacağını anlatıyoruz. Hukuki ayrıntı için hukuk danışmanınıza ve veri koruma sorumlunuza başvurmanızı öneririz.

Sağlık verisi neden ayrı tutulur

Sağlık bilgileri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nda özel nitelikli kişisel veri sayılır. Bu, öğrenilmesi halinde kişinin ayrımcılığa uğramasına ya da mağdur olmasına yol açabilecek veriler için kullanılan bir sınıftır ve sıradan kişisel verilere göre daha sıkı korunur.

İş sağlığı mevzuatı da aynı yöndedir: muayene edilen çalışanın özel hayatının ve itibarının korunması için sağlık bilgileri gizli tutulur. İşyeri hekimi ayrıca mesleğinin gereği olarak sır saklama yükümlülüğü altındadır. Çalışanın hekime açık konuşabilmesi, bu güvene bağlıdır.

Kişisel sağlık dosyasında ne bulunur

Her çalışan için ayrı bir kişisel sağlık dosyası tutulur. Bu dosya özlük dosyasının parçası değildir ve ondan ayrı saklanır.

• İşe giriş ve periyodik muayene formları
• Tetkik sonuçları: laboratuvar, görüntüleme, işitme ve solunum testleri
• İşyeri hekiminin izlem notları ve sevk kayıtları
• Çalışanın geçirdiği iş kazalarına ve meslek hastalığı şüphelerine ilişkin sağlık kayıtları
• Aşı kayıtları ve varsa çalışanın getirdiği önceki sağlık belgeleri

Dosyayı kim görebilir

Dosyanın içeriğine işyeri hekimi ve onunla birlikte çalışan sağlık personeli erişir. İşveren, yönetici, insan kaynakları sorumlusu, muhasebe ya da bölüm amiri dosyayı açıp okuyamaz. İş güvenliği uzmanı da tıbbi ayrıntıyı değil, önlem alabilmesi için gereken çalışma kısıtlarını bilir.

Çalışan kendi sağlık bilgilerini öğrenme ve dosyasının bir örneğini isteme hakkına sahiptir. Yetkili kamu kurumlarının ve yargının talepleri ise mevzuatta belirlenen usullere göre karşılanır; böyle bir talep geldiğinde hukuk danışmanınıza başvurun.

İşverene ne bildirilir, ne bildirilmez

İşverenin işi yönetebilmesi için bilmesi gereken şey sonuçtur. İşyeri hekimi size tanıyı değil, çalışmaya ilişkin kanaatini ve alınması gereken önlemi iletir.

• Bildirilir: çalışanın işe uygun, şartlı uygun ya da uygun değil olduğu
• Bildirilir: varsa çalışma kısıtı, örneğin yüksekte çalışmaması, gece vardiyasına girmemesi, ağır yük kaldırmaması
• Bildirilir: bir sonraki muayenenin tarihi ve muayenesi eksik olan çalışanların listesi
• Bildirilir: kişi adı içermeyen toplu değerlendirmeler, örneğin belirli bir bölümde işitme izlemi gerektiği
• Bildirilmez: tanı, kullanılan ilaçlar, tetkik değerleri, geçirilmiş hastalıklar ve gebelik gibi kişisel sağlık ayrıntıları

Dosyalar nasıl saklanır ve devredilir

Kâğıt dosyalar kilitli bir dolapta, elektronik kayıtlar ise yetkisi sınırlandırılmış bir sistemde tutulur. Kişisel sağlık dosyaları, çalışan işten ayrıldıktan sonra da en az on beş yıl saklanır; bazı maruziyetler için ilgili yönetmelikler daha uzun süre öngörür.

Çalışan başka bir işyerine geçtiğinde, yeni işverenin yazılı talebi üzerine dosyanın onaylı bir örneği gönderilir. Hizmet aldığınız kuruluş ya da işyeri hekimi değiştiğinde dosyalar gizlilik korunarak yeni hekime devredilir; devrin tutanakla yapılması ileride doğabilecek tartışmaları önler.

İşyerinde sık görülen gizlilik hataları

Gizlilik ihlalleri çoğunlukla kötü niyetten değil, alışkanlıktan doğar. Aşağıdaki durumlardan biri sizde varsa düzeltmek kolaydır.

• Muayene formlarının ve tetkik sonuçlarının özlük dosyasında durması
• Laboratuvar sonuçlarının toplu halde insan kaynaklarına ya da yöneticiye e-postayla gönderilmesi
• Çalışma kısıtının, nedeni olan hastalıkla birlikte bölüm amirine söylenmesi
• Sağlık dosyalarının herkesin girebildiği bir odada, açık rafta tutulması
• Çalışandan, yapacağı işle ilgisi olmayan sağlık bilgilerinin ya da tetkiklerin istenmesi
• İşten ayrılanların sağlık dosyalarının saklama süresi dolmadan imha edilmesi